Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде. Процессы управления ресурсами Материальные ресурсы проекта

Методы планирования материально-технического обеспечения в проектной среде. Процессы управления ресурсами Материальные ресурсы проекта

Управление ресурсами предусматривает ряд основных процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами.

Рисунок 8.1 - Структура материально-технического обеспечения

Рисунок 8.2 - Структурная модель управления ресурсами проекта

Структурная модель процессов управления ресурсами приведена на рис. 8.2.

Закупки ресурсов являются центральным элементом системы управления ресурсами. Приведем основные понятия.

Под закупками понимают мероприятия, направленные на обеспечение проектов ресурсами, т.е. имуществом (товарами), выполнением работ (услуг), передачей результатов интеллектуального творчества в связи с конкретным проектом. Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками, материально-техническим обеспечением проекта - подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, обеспечения поставок, завершения контрактов.

Управление поставками выделяется в качестве самостоятельной подсистемы наряду с управлением закупками. Включает в себя:

  • планирование поставок;
  • организацию бухгалтерского учета;
  • доставку, приемку и хранение товара;
  • учет и контроль доставки.

Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки ресурсов, состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

Выбор поставщиков осуществляется на основе изучения квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности; список претендентов, разрабатываемый на основе изучения анкет, согласуется с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.

Размещение заказов. Совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок; общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов; заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками осуществляется на основе специальных графиков; организуется по каждому из видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта. Все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки , - сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту - система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта.

Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта - формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

Планирование закупок по контракту - процесс, в результате которого формируется документация по закупкам, устанавливающая принципы деятельности по закупкам (обеспечению проекта), детализирующая процесс закупок по времени, затратам, исполнителям, поставщикам, контрактам, стадиям проекта и видам ресурсов.

Предварительная оценка возможностей закупок - оценка опыта, производственных показателей (в ретроспективе), возможностей, ресурсов и текущей загруженности работой потенциальных поставщиков.

Выбор источников закупок - процесс выбора организации и /или индивидов, чьи ресурсы, надежность и производственные показатели, как предполагается, должны обеспечить достижение целей закупок.

Оценка источников закупок - общее изучение возможных поставщиков для отправки им запроса о предложениях либо для начала переговоров с ними с целью заключения контракта.

Проверка (оценка) поставщиков для закупок по проекту - квалификационные проверки соответствия конкретных поставщиков целям проекта на стадии переговоров на контрактной фазе проекта.

Рассмотрение технической компетентности поставщиков на этапе закупок (обеспечения проекта) - оценка соответствия поставщиков и их продукции (материалов, услуг) техническим требованиям проекта.

Переговоры по закупкам поставкам) - этап проекта, включающий оценки поставщиков, обсуждения условий поставок, проекты контрактов по поставкам. Часть системы поддержки процессов закупок.

Рассмотрение стоимости закупок - рассмотрение заказчиком подхода к цене, его реалистичности и разумности, прогнозирование влияния экономических факторов на затраты и риски в отношении стоимости проекта.

Оценка выполнения закупок по проекту - система слежения, оценок процессов закупок (обеспечения) по фазам проекта для ведения статистики и базы информации с целью применения в других проектах.

Основные принципы планирования ресурсов проекта

Приведем основополагающие принципы и понятия, необходимые по контексту управления ресурсами. На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплексов работ и потребляемых ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой формирования во времени потребностей в ресурсах и определения возможности обеспечения ресурсами для заключения контрактов по закупкам ресурсов, планирования поставок ресурсов, а также основой распределения уже закупленных ресурсов по работам проекта.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает ряд составляющих, в том числе:

  • разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов,
    направленных на достижение целей проекта;
  • разработку системы распределения ресурсов и назначение ответственных исполнителей;
  • контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с
    фактическими и выработку корректирующих воздействий.

Ресурсы выступают как обеспечивающие компоненты работ по проекту, включающие исполнителей, энергию, материалы, оборудование и т.д. Соответственно с каждой работой можно связать функцию потребности в ресурсах, рассчитать методами календарного планирования потребности в ресурсах по проекту в целом и методами выравнивания сбалансировать соответствие потребностей наличию или возможностям обеспечения ресурсами.

Имеются два основных метода планирования ресурсов проекта:

  • ресурсное планирование при ограничении по времени;
  • планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограничении по времени, предполагающей фиксированную дату окончания проекта и назначение на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, – предполагающий, что первоначально заданное количество доступных ресурсов не может быть изменено и является основным ограничением проекта.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами - к организации закупок и поставок ресурсов.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем УП. Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает в себя процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учета и контроля ресурсов, обычно трудовых и материально-технических и др.

Управление материальными ресурсами проекта начинается, по сути, на прединвестиционной фазе при разработке технико-экономического обоснования, затем на стадии планирования определяются потребности в ресурсах и возможности их обеспечения. Существенным отличием управления проектом от управления производ-ством является ограниченность ресурсов в каждый момент времени. Исходя из этого принципа, основными задачами управления ресурсами являются: 1. Оптимальное управление ресурсами. 2. Управление материально-техническим обеспечением, в том числе: Управление закупками ресурсов. Управление снабжением.
Управление человеческими ресурсами проекта - это процесс обеспечения эффективного использования человеческих ресурсов проекта, к которым относятся все участники проекта (спонсоры, заказчики, команда проекта, субподрядчики, подразделения компании и другие участники проекта)

Для успешного достижения целей проекта критически важным является следующее:идентифицировать состав участников проекта;определить роли участников проекта и порядок их взаимодействия;сформировать команду проекта и команду управления проектом;построить необходимую и достаточную для управления проектом организационную структуру.

Команда проекта - временная рабочая группа, выполняющая работы по проекту и ответственная перед Руководителем проекта за их выполнение. Команда проекта состоит из команды управления, участников проекта, выполняющих работы в рамках проекта, - Исполнителей проекта.

Команда управления проектом (КУП) - члены команды проекта, уполномоченные принимать управленческие решения по управлению проектом.

включать в свой состав участников со следующими ролями:Руководитель проекта;Куратор проекта (Спонсор);Архитектор системы;Администратор проекта.

Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью. Управление стоимостью заключается в обеспечении выполнения тройного ограничения на управление проектами - по стоимости, срокам и содержанию. Управление стоимостью проекта объединяет процессы, выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и контролирования затрат и обеспечивающие завершение проекта в рамках утвержденного бюджета. К процессам управления стоимостью относятся:стоимостная оценка - определение примерной стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций проекта; разработка бюджета расходов - суммирование оценок стоимости отдельных операций или пакетов работ с целью формирования базового плана по стоимости;управление стоимостью - воздействие на факторы, вызывающие отклонения по стоимости, и управление изменениями бюджета проекта.


Билет №16

1.Цели и содержание административной и муниципальной реформ, их общие черты.

Административная реформа необходима для решения следующих комплексных задач: совершенствование способности государства реализовывать политику, предписанную законом; повышение эффективности системы государственных органов; превращение государства в ответственного работодателя, способного привлечь достаточное количество служащих необходимой квалификации и в то же время контролировать издержки на их содержание; повышение доверия к государству со стороны населения и частного сектора.

Цели административной реформы:

● оптимизация и упорядочение функций федеральных органов исполнительной власти;

● изменение их системы, структуры и режима функционирования;

● простота и эффективность работы государственных органов;

● совершенствование отношений между ними и хозяйствующими субъектами;

● демократизация управления, его открытость и доступность для граждан.

Для достижения этих целей необходимо решение следующих задач:

● внедрение в органах исполнительной власти принципов и процедур управления по результатам;

● разработка и внедрение стандартов государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти, а также административных регламентов в органах исполнительной власти;

● реализация единой вертикально интегрированной автоматизированной системы мониторинга результативности деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления по достижению важнейших показателей социально-экономического развития Российской Федерации и исполнения ими своих полномочий (ГАС «Управление»);

● создание многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;

● организация предоставления государственных услуг в электронной форме;

● оптимизация функционирования органов исполнительной власти и введение механизмов противодействия коррупции в сферах деятельности органов исполнительной власти;

● повышение эффективности взаимодействия органов исполнительной власти и гражданского общества, а также повышение прозрачности деятельности органов исполнительной власти;

● модернизация системы информационного обеспечения органов исполнительной власти; ● формирование необходимого организационного, информационного, ресурсного и кадрового обеспечения административной реформы, совершенствование механизмов распространения успешного опыта государственного управления.

Новое законодательство о местном самоуправлении, воплотившее в себе основные идеи муниципальной реформы, было принято 6 октября 2003 года. До этого местное самоуправление в России регулировалось рядом законодательных актов, основным из которых был Федеральный закон № 154-ФЗ от 28.08.1995 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Муниципальные финансы были урегулированы отдельным законодательным актом – Федеральным законом № 126-ФЗ от 25.09.1997 «О финансовых основах местного самоуправления в Российской Федерации». Оставив прежним название основного нормативного документа в сфере местного самоуправления – «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» - новое законодательство (Федеральный Закон № 131-ФЗ от 06.10.2003) внесло радикальные изменения практически во все аспекты функционирования местной власти.

Основные направления преобразований сводились к следующим:

● на всей территории страны в качестве базовой вводилась двухуровневая модель местного самоуправления, обеспечивающая формирование муниципальных образований на уровне поселений и на уровне муниципальных районов; кроме того, предусматривалось создание городских округов – одноуровневых муниципалитетов, выполняющих функции как поселений, так и районов;

● перечень вопросов местного значения достаточно существенно сокращался по сравнению с предыдущей редакцией Закона, все полномочия муниципальных образований разделялись между поселенческим и районным уровнем, при этом за муниципальными районами было закреплено решение как вопросов местного значения на межселенных территориях, так и исполнение многих ключевых функций на территории поселений (в частности, связанных с организацией образования и здравоохранения);

● вводилось более четкое регулирование передачи на местный уровень отдельных государственных полномочий и обеспечения их финансирования из бюджетов вышестоящих уровней;

● обеспечивалось более развернутое регулирование и расширялись формы осуществления непосредственной демократии на местном уровне; более детально, по сравнению с предшествующей редакцией закона, была проработана нормативная база территориального общественного самоуправления;

● ужесточались законодательно закрепленные требования к органам местного самоуправления, в частности, предусматривалось наличие в каждом муниципалитете представительного органа, главы муниципального образования, а также местной администрации; как правило, запрещалось совмещение постов главы администрации и главы представительного органа, жестко регулировалась численность местных депутатов и т.п.;

● ограничивался перечень имущества, которое может находиться в муниципальной собственности; объекты, не подпадающие под законодательно установленные ограничения, подлежали перепрофилированию либо отчуждению;

● за муниципальными образованиями на постоянной основе закреплялись доходные источники; принципы и механизмы предоставления финансовой помощи муниципалитетам были детально урегулированы федеральным законодательством;

● вводилось более развернутое регулирование межмуниципального сотрудничества, направленное как на более активное использование данного инструмента в организации решения вопросов местного значения, так и на унификацию его форм.

Нельзя сказать, чтобы потребность в реформировании местного самоуправления не осознавалась в обществе. Активные дискуссии с привлечением экспертного сообщества, муниципальных лидеров, общественных организаций выявили неудовлетворенность сложившейся системой регулирования в данной сфере. При этом наиболее остро стояли вопросы организации финансирования муниципальных образований, обеспечения хотя бы минимальных гарантий финансовой автономии местного самоуправления.

Основные цели муниципальной реформы:

●  приближение власти к населению за счет повсеместного создания на территории Российской Федерации (если не считать городские округа) муниципальных образований низового уровня – сельских и городских поселений, что вытекало из самой логики конституционных норм;

● четкое разграничение предметов ведения и полномочий между уровнями публичной власти (органами государственной власти субъектов Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований различных видов – муниципальных районов, сельских и городских поселений);

● разграничение расходных обязательств между уровнями публичной власти, закрепление доходных источников в соответствии с объемом расходных полномочий и ликвидация нефинансируемых мандатов.

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Сценарий управления ресурсами

  1. Определение количества типов ресурсов . Менеджер по ресурсам совместно с командой проекта назначают типы ресурсов. Ресурсы назначаются как группами для выяснения количества типов ресурсов необходимых для реализации проекта.
  2. Оптимизация загрузки типов ресурсов . Менеджер ресурсов разделяет группы типов ресурсов и оптимизирует их загрузку по всей длительности проекта.
  3. Назначение ресурсов на типы ресурсов . На этапе реализации проекта менеджер по ресурсам назначает сотрудников компании на типы ресурсов на период от одной до двух недель.
  4. Оптимизация загрузки ресурсов . После перепланирования сроков проекта менеджер по ресурсам оптимизирует их загрузку на назначаемый период.
  5. Анализ результативности управления ресурсами . На этапе завершения проекта менеджер по ресурсам проводит анализ результативности управления ресурсами. Результаты данного анализа попадают в отчет о реализации проекта.
  6. Документом регламентирующий данный процесс является регламент по управлению ресурсами .

Определение ролей и типов ресурсов проекта

Процесс определение и назначение ресурсов процесс итерационный. В зависимости от задач, которые запланированы в проекте, определяется перечень необходимых ресурсов. Вы можете использовать несколько сценариев назначение ресурсов:

  1. Назначение ресурсов компании прямо на задачи проекта. Для реализации данного сценария задачи проекта должны быть типовыми и ресурсы должны точно знать, как реализовывать назначенные задачи. Детализировать проекта до уровня типовых задач, это усложняет процесс планирования задач и при этом упрощает процесс назначения ресурсов.
  2. Использование шаблонов проекта. Разработанные шаблоны проектов содержать уже назначенные роли и типы ресурсов. Заменяя роли и типы ресурсов, имеющимися на данный момент ресурсами компании Вы сокращаете путь назначения ресурсов. Остается только решить ресурсные конфликты.
  3. Назначение ролей и типов ресурсов на задачи проекта. Для проектов с высокой уникальность для которых не разработаны шаблоны проекта используется самый длинный путь назначения ресурсов. Графическое представление данной метода представлены ниже.

Роли в проекте Задачи проекта Навыки
Монолитчики Срубка свай срубка свай
Армирование ростверка армирование ростверка
Бетонирование ростверка бетонирование ростверка
Каменщики класть каменную кладку
Фасадчики Утепление фасада и грунтовка утепление фасада
Декторативная штукатурка фасада штукатурка
Установка молдинга установка молдинга
Покраска фасада покраска стен
Облицовка рваным камнем облицовка рваным камнем
Разнорабочие Бетонирование ростверка
Заполнение оконных проемов установка окон

Первым шагом планирования ресурсов есть назначение ролей на работы проекта. Для реализации работ проекта ресурсам необходимо обладать определенным перечнем навыков. После назначения ресурса на работу есть возможность сгруппировать все назначенные работы и сформировать список навыков, которыми должны обладать специалисты, назначенные на роли. Используя навыки можно подобрать для каждой роли перечень специалистов, которые могут выполнять данные работы.

Основные типы ресурсов

Выделяются пять основных группы ресурсов:

Трудовые ресурсы - это люди и оборудование, которые выполняют работу, необходимую для завершения задач проекта. Трудовые ресурсы потребляют время (в часах или в днях) для выполнения задач. Трудовые ресурсы характеризуется максимальным количеством единиц ресурса (Макс. единиц), доступным для одновременного использования в проекте. Под количеством единиц ресурса понимается количество рабочего времени ресурса. Например, если в проекте будет задействован один программист, то для соответствующего ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 100%, в случае с двумя программистами максимальное количество единиц ресурса будет равняться 200% и т.п. Если же будет задействован только один программист, который сможет уделить проекту только половину своего рабочего времени, то для такого ресурса максимальное количество единиц ресурса будет равняться 50%.

Материальные ресурсы - это различные материалы, комплектующие и другие предметы потребления, используемые для выполнения задач проекта. При использовании материальных ресурсов в проекте затрачивается не рабочее время ресурса, а сам ресурс. Материальные ресурсы характеризуются единицей измерения количества ресурса (Material Label - Единицы измерения материалов), например, шт., м 3 и т.п. Для материального ресурса нельзя указать его максимальное количество.

Затратные ресурсы - этот тип ресурсов позволяет описать различные пути финансирования или расхода финансовых средств проекта. Данный ресурс часто используется для описания подрядных организаций либо инвесторов проекта. Объемы финансирования указываются при назначении ресурса на работу проекта.

Денежные ресурсы - ресурсы типа Cost (Стоимость). Эти ресурсы могут назначаться на задачи проекта и имеют финансовое измерение (в денежных единицах).

Использование ресурсов при планировании проекта позволяет:
- Отслеживать количество работы, выполняемой людьми и оборудованием, а также количество материалов, расходуемых для выполнения задач;
- Гарантировать более высокую степень учета и понимания плана проекта.
- Повысить точность расчета деталей графика проекта;

Для того чтобы адекватно определить потребности в ресурсах, необходимо учесть следующие факторы:
- Содержание проекта.
- Типы задач, которые необходимо будет выполнять.
- Количество и объем задач проекта.
- Навыки необходимые для выполнения задач.
- Количество ресурсов, необходимое для своевременного выполнения каждой задачи.
- Возможность одновременного использования ресурса в нескольких задачах.

Информация о том, как добавлять ресурсы в план-график MS Project Professional 2013, представлена в материале «Описание ресурсов »

Определите в Вашем проекте перечень ресурсов согласно приведенным ниже данным:

Название ресурса Тип Единица измерения RBS Стоимость
Монолитчики Материальный Бригады $5 тип А - срубка свай
$10 тип В - армирование ростверка
$20 тип С - битонирование ростверка
Каменщики Материальный пачка Бригады $300 за пачку
Фасадчики Материальный Бригады $5 тип А - утепление фасада
$6 тип В - декоративная штукатурка фасада
$7 тип С - установка молдинга
$4 тип D - покраска фасада
$8 тип F - облицовка рваным камнем
Разнорабочие Трудовой Бригады $6 тип A - битонирование ростверка
$7 тип B - установка окон
Сваи Материальный шт. Материалы $250
Арматура Материальный пачка Материалы $270
Бетон Материальный куб. Материалы $65
Кирпич Материальный пачка Материалы $150
Раствор Материальный куб. Материалы $20
ЖБИ Материальный шт. Материалы $1 200
Окна Материальный шт. Материалы $800
Грунтовка Материальный куб. Материалы $40
Пенополистирол Материальный пачка Материалы $160
Молдинг Материальный шт. Материалы $20
Рванный камень Материальный шт. Материалы $40
Штукатурка Материальный кг. Материалы $80
Краска Материальный кг. Материалы $10
Сваебойка Трудовой Механизмы $20,00/ч
Автокран Трудовой Механизмы $50,00/ч
Компрессор Трудовой Механизмы $1 730,00/мес
Юрист Трудовой Сотрудники $800,00/мес

Ресурс (Resource) - Квалифицированный персонал, оборудование, расходные материалы, сырье, материальные средства, бюджет или денежные средства. Идентификация ресурсов: материальные ресурсы, человеческие ресурсы, доступность ресурсов, назначение ресурсов на операции проекта, выравнивание загрузки ресурсов.

Определение того, какие ресурсы (люди, материалы, оборудование) и в каком количестве будут использованы в проекте.

На данном этапе планирования ресурсов теми материальных ресурсов заменяются на те, которыми обладает компания на данный момент. Не исключено что при данном планировании будет уточнены все ресурсы необходимые для реализации проекта.

Планирование материальных ресурсов проекта

Планирование материальных ресурсов проекта осуществляется назначением ресурсов на работы проекта. При начальном планирование ресурсов проекта назначаются только типы ресурсов, которые должны быть использованы в проекте. После детального уточнения содержания проекта проходит и детальное уточнение типов ресурсов. После назначения ресурсов на работы осуществляется детальное планирование ресурсов по временной шкале проекта. Планирование ресурсов в рамках всех проектов портфеля позволяет уточнить потребность в ресурсах все компании и спланировать закупку и поставку необходимых ресурсов.

Планирование трудовых ресурсов на данном этапе состоит в назначении специалистов на роли и решение ресурсных конфликтов возникающих при этом.
Ресурсные конфликты возникают из-за того что количество квалифицированных специалистов в компании всегда ограничено и обеспечить все проекты квалифицированными кадрами бывает довольно сложно. Существует пять методов решения ресурсных конфликтов:
1. Добавление ресурсов.
2. Увеличение длительности работ.
3. Сдвиг работ по времени.
4. Перераспределение времени загрузки.
5. Перераспределение времени загрузки между несколькими однотипными ресурсами.
Выбор того или иного методы решения ресурсных конфликтов зависит от ситуации.

Информация о том, как назначать ресурсы на задачи в плане-графике MS Project Professional 2013, представлена в материале «Назначение ресурсов »

Назначьте ресурсы на задачи Вашего проекта в плане-графике. Условия назначения приведены ниже:

СДР Название задачи Ресурсы
Дог Разработка и подписание договора на строительство коттеджа Юрист
Фун.1 Погружение свай Сваи;Автокран;Сваебойка
Фун.2 Срубка свай Компрессор;Монолитчики
Фун.3 Армирование ростверка Арматура;Монолитчики
Фун.4 Бетонирование ростверка Бетон;Монолитчики;Автокран;Разнорабочие
Кар.1 Кладка из кирпича под плиту перекрытия Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран
Кар.2 Монтаж плит перекрытия 1 этаж ЖБИ;Автокран
Кар.3 Кладка стен и перестенков 1-го этажа Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран
Кар.4 Монтаж плит перекрытия 2 этаж ЖБИ;Автокран
Кар.5 Кладка стен и перестенков 2-го этажа Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран
Кар.6 Монтаж плит прикрытия между вторым этажам и чердаком ЖБИ;Автокран
Кар.7 Кладка парапета и вентиляционных шахт Кирпич;Раствор;Каменщики;Автокран
Кар.8 Разработка и заключение договора на изготовление окон Юрист
Кар.10 Заполнение оконных проёмов Окна;Разнорабочие
Кр.1 Разработка и утверждение коммерческого предложения (Кровля) Юрист
Фас.1 Утепление фасада и грунтовка Пенополистирол;Фасадчики;Грунтовка
Фас.2 Декоративная штукатурка фасада Фасадчики;Штукатурка;Грунтовка
Фас.3 Установка молдинга Молдинг;Фасадчики
Фас.4 Покраска фасада Грунтовка;Фасадчики
Фас.5 Облицовка рванным камнем Рванный камень;Фасадчики
Бл.1 Разработка и подписание договору по благоустройству Юрист

Правила планирования ресурсов

  • На суммарные задачи реальные ресурсы не назначаются. На суммарные задачи технологического плана могут быть назначены только роли или типы ресурсов. После декомпозиции задачи перенесите ресурсы на задачи нижнего уровня.
  • На работы оперативного плана желательно назначать по одному исполнителю. Материальные ресурсы могут быть назначены без ограничения.
  • Если на задачу нужно назначить несколько исполнителей разделите задачи на несколько отдельных независимых задач.
  • Только один ответственный может быть назначен на обычную задачу и на суммарную.
  • Ответственный, может быть назначен как на работу, так и на задачу.
  • Указывайте ответственных отдельно от ресурсов и исполнителей.

Управление ресурсами - одна из главных подсистем управления проектом, которая включает процессы планирования, закупки, поставки, распределения, учета и контроля ресурсов.

Понятие «ресурс» в методологии управления проектами трактуется как все, что имеет в своем распоряжении проект, в том числе трудовые, финансовые и материально-технические ресурсы, команда проекта, время (продолжительность, сроки ограничения), информация, знания и технологии.

Основная цель управления ресурсами - обеспечить их оптимальное использование для достижения конечной цели управления проектом.

В каждый текущий момент времени ресурсы проекта ограничены и поэтому основными задачами управления ресурсами являются:

Оптимальное планирование ресурсов;

Управление материально-техническим обеспечением, в том числе:

Управление закупкой ресурсов;

Управление поставками ресурсов;

Управление запасами;

Управление распределением ресурсов по видам работ. Закупка ресурсов является центральным элементом системы управления ресурсами.

Под закупками понимают меры, направленные на обеспечение проектов ресурсами, то есть, имуществом (товарами), выполнением работ (услуг).

Закупки и поставки взаимосвязаны и являются, по сути, двумя сторонами процессов материально-технического обеспечения проекта.

Управление закупками или материально-техническим обеспечением проекта - это подсистема управления проектом, включая процессы приобретения товаров, продукции и услуг для проекта от внешних организаций-поставщиков.

Данная подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключение договоров и их ведения, обеспечения поставок, закрытие договоров.

Управление поставками выделяется как самостоятельная подсистема рядом с управлением закупками, которая включает:

Планирование поставок;

Организацию бухгалтерского учета;

Доставку, приемку и хранение товара;

Учет и контроль поставок.

Основные принципы планирования ресурсов проекта

На стадии планирования проводится сбалансированный анализ комплекса работ и ресурсов с учетом ограничений и их прогнозное распределение на основе графиков потребности в ресурсах. Планирование ресурсов по проекту является основой их формирования во времени и определения возможности обеспечения ресурсами для подписания договоров купли ресурсов, планирования поставки ресурсов, а также распределения уже купленных ресурсов с проектными работами.

Как основная составляющая управления проектами ресурсное планирование включает:

Разработку и сбалансированный анализ комплексов работ и ресурсов, направленных на достижение целей проекта;

Разработку системы распределения ресурсов и назначения ответственных исполнителей;

Контроль за ходом работ - сравнение плановых параметров работ с фактическими и разработка корректирующих действий.

Есть два основных метода планирования ресурсов проекта:

Планирование при ограничении по времени;

Планирование при ограниченных ресурсах.

Первый подход - ресурсное планирование при ограниченном времени, предусматривает фиксированную дату окончания проекта и назначения на проект дополнительных ресурсов на периоды перегрузок.

Второй подход - планирование при ограниченных ресурсах, предусматривает, сначала заданное количество доступных ресурсов, не может быть изменена.

В результате ресурсного планирования менеджер проекта должен перейти к следующей фазе управления ресурсами -организации закупок и поставок.

Управление закупками ресурсов

Основная задача проектно-закупочной деятельности проекта -обеспечить поставку оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом проекта. Данный процесс можно разделить на две части:

Закупку ресурсов и услуг на конкурсной основе;

Поставка на место выполнения проекта.

Материально-техническое обеспечение проектов происходит по следующим шагам:

1. Подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин, механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг.

2. Планирование и организация процесса закупок.

3. Изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками.

4. Предварительный отбор участников торгов.

5. Подготовка документов для торгов.

6. Проведение торгов и принятия решения о заключении контрактов с заявителями, которые выиграли торги.

7. Размещение заказа, включая переговоры о поставках.

8. Контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений.

9. Решение конфликтов.

10. Взаиморасчеты.

11. Наем на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов.

12. Планирование поставок.

13. бухгалтерского учета

14. Доставка, прием и хранение товара.

15. Учет и контроль поставок.

Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, который называют поставками. Все остальные работы относят к закупок. Такое деление не случайно, поскольку закупки осуществляет заказчик, а поставки - поставщик.

В проектном менеджменте определяют два основных типа договоров, на основе которых организуют закупки - договор поставки (материально-технические ресурсы) и договор подряда (услуги).

Договор поставки - это договор, по которому поставщик обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение или в оперативное управление) покупателю товар, а покупатель - принимать товар и уплатить за него определенную цену.

Договор подряда регулирует закупки, связанные с выполнением определенной работы по проекту.

Различают следующие организационные формы закупок:

- Прямые, в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок; между ними заключается соответствующий договор. Предшествуют прямым закупкам, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;

- Посреднические, в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, то есть лицом, способствует обеспечению проекта необходимыми ресурсами;

- Биржевые, в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, либо от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, биржи, не являющиеся членами и имеют право на осуществление биржевых операций.

Основные требования к управлению закупками и поставками:

Закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;

Графики разрабатываются во взаимосвязи с общим планом проекта и учитывают продолжительность всех его фаз;

План должен охватывать весь проект в целом;

Выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;

В плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию поставки.

Любая организационная система, проект не является исключением, представляет собой сложную систему обязанностей в процессе созидательной деятельности. Управление проектом, само по себе, является основной функцией проекта, как динамической системы. Однако эта основная функция может быть представлена некоторыми ее составляющими, иначе говоря, подфункциями. Можно выявить наиболее общие подфункции управления проектом, относящиеся к любому проекту.

В процессе осуществления проекта и управления им во всех подсистемах и на всех фазах жизненного цикла выполняются определенные системные функции, такие как:

  • 1) Планирование - деятельность, направленная на разработку плана. Планирование как функция управления включает определение стратегий, политики, процедур для реализации проекта. Планирование в проектной среде можно определить как предварительную проработку и выбор прогнозных решений по реализации проекта в условиях различных альтернатив, базирующихся на знании предметной области и возможных неопределенностей (рисков) реализации проекта. При этом, в контексте управления проектами планирование включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В управлении проектами планирование воплощает в себе организующее начало всего процесса реализации проекта. Планирование охватывает все фазы проектного цикла и является непрерывным процессом. Она начинается с участия проект-менеджера в процессе разработки концепции проекта, продолжается при выборе стратегических решений выполнения проекта и разработке его деталей, включая составление конкретных предложений, заключение контрактов, выполнение работ, и заканчивается лишь при завершении проекта. Принятые в процессе планирования решения должны обеспечить реализуемость проекта в заданные сроки и минимальной стоимостью и затратами ресурсов и при высоком качестве выполнения работ. Одна из основных целей планирования - интеграция участников проекта для выполнения комплекса работ, обеспечивающих достижение конечных результатов проекта. Планирование является основой контроля, учета и оперативного управления.
  • 2) Организация. В широком смысле организация понимается как совокупность структуры системы и способов функционирования ее элементов. Применительно к управлению проектами организация рассматривается как одна из основных функций и как организационная форма деятельности. Организация как функция представляет собой процесс упорядочения, согласование взаимодействия более или менее дифференцированных частей целого. Иными словами, это совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между элементами проекта.
  • 3) Контроль жизнедеятельности проекта - функция управления проектом, включающая процессы наблюдения за ходом реализации проекта с целью проверки соответствия фактического выполнения запланированным показателям, предусмотренным планами, контрактами, соглашениями и т.д. Функция контроля проекта выполняется на всех фазах и во всех его подсистемах и включают: контроль издержек, контроль сроков и продолжительности работ, контроль качества, контроль рисков, контроль бюджет проекта, контроль выполнения решений, контроль материально-технических запасов по проекту и т.д.
  • 4) Мотивация. Процесс побуждения в личности желания работать для достижения целей организации при одновременной реализации его собственных целей. Следует различать мотивацию, как исследование побудительных причин действий человека, и мотивацию, как способ воздействия на поведение человека. Ранее исследование этой проблемы являлась уделом преимущественно специалистов, однако, в связи с бурным развитием и усложнением социальных и экономических отношений, радикальным усложнением коммуникаций, возникла настоятельная необходимость создания таких технологий мотивации, которые были бы достаточно эффективны, в то же время, применимы в повседневной практике деловых отношений. За последние 40 лет мотивация как прикладная область знаний развивалась особенно активно и, как следствие этого, появился целый ряд упрощенных теоретических моделей, основанных на результатах психологических исследований.
  • 5) Оперативное управление. Процесс практического воплощения программ и проектов в каждой из областей деятельности, изменения и оценки результатов, а также сравнения достигнутых результатов с поставленными целями. Оперативное управление можно рассматривать и как самостоятельную подсистему управления, и как одну из основных функций управления проектом. В этой связи целесообразно обозначить подсистему как «управление изменениями», а функцию как «оперативное управление».

Таким образом, управление проектами, используя современные научно-технические и экономические знания, разнообразную технику управления, специальные организационные формы и проектно-ориентированные структуры, позволяет принимать соответствующие решения на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат.

«Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

  • - процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
  • - процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
  • - процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
  • - процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
  • - процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
  • - процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу».

Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта. Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого. И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации). В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться. Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.

Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы. Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:

  • - Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
  • - Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
  • - Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.

«Управление проектами - интегративное начинание, требующее, чтобы каждый процесс, относящийся к проекту и продукту, был надлежащим образом взаимосвязан с другими процессами для облегчения координации».

Действия, предпринимаемые во время одного процесса, обычно влияют на этот процесс и прочие связанные с ним процессы. Например, изменение содержания обычно влияет на стоимость проекта, но может и повлиять на план коммуникаций или качество продукта. Эти взаимодействия в рамках процесса часто требуют поиска компромиссов между требованиями и целями проекта; кроме того, определенные компромиссы относительно исполнения будут различаться от проекта к проекту и от организации к организации. Успешное управление проектами должно включать в себя активное управление этими взаимодействиями, чтобы удовлетворить требования спонсора, заказчика и прочих заинтересованных сторон проекта. При некоторых условиях процесс или набор процессов необходимо повторить несколько раз, чтобы достичь требуемого результата.

Проекты существуют в рамках организации и не могут функционировать в качестве закрытой системы.

Они требуют наличия входных данных из организации и извне, а в ответ они предоставляют организации новые возможности. Процессы проекта могут создавать информацию, которая улучшит управление будущими проектами.